La reforma en materia de subcontratación publicada en el Diario Oficial de la Federación el 23 de abril de 2021 cambió por completo el esquema de prestación de servicios de personal en México. Cinco años después, seguimos encontrando empresas que operan con registros vencidos, que presentan los avisos cuatrimestrales de forma incompleta, o que contratan proveedores sin verificar si su registro sigue vigente. Las tres situaciones tienen consecuencias fiscales directas.
1. Qué es el REPSE y de dónde viene
La reforma prohibió la subcontratación de personal, entendida como poner trabajadores propios a disposición de un tercero. Lo que sí permite es la prestación de servicios especializados u obras especializadas, siempre que no formen parte del objeto social ni de la actividad económica preponderante de la empresa contratante.
Para prestar esos servicios, la Ley Federal del Trabajo exige contar con registro ante la Secretaría del Trabajo y Previsión Social. Ese registro es el REPSE: Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas.
El criterio de especialización es donde se concentra la discusión práctica. Una empresa manufacturera que contrata servicios de limpieza está contratando algo ajeno a su actividad preponderante. Una empresa de limpieza que contrata personal de limpieza, no.
2. Quién está obligado a registrarse
Debe registrarse toda persona física o moral que preste servicios especializados o ejecute obras especializadas y que, para ello, ponga trabajadores propios a disposición de la contratante. Esto incluye supuestos que muchas empresas no identifican como subcontratación:
- Servicios de vigilancia, limpieza y mantenimiento.
- Servicios de comedor y transporte de personal.
- Contratistas de obra especializada en construcción.
- Servicios de tecnología con personal en sitio.
- Servicios entre empresas del mismo grupo, cuando una presta servicios a otra con personal propio. Este supuesto es el que con más frecuencia se pasa por alto en estructuras corporativas.
El registro tiene una vigencia de tres años y debe renovarse antes de su vencimiento. Un registro vencido equivale, para efectos prácticos, a no tenerlo.
3. Obligaciones una vez obtenido el registro
El registro no agota las obligaciones; las inicia. Quien cuenta con REPSE debe presentar informes cuatrimestrales:
- ICSOE ante el Instituto Mexicano del Seguro Social: información de los contratos de servicios especializados celebrados en el cuatrimestre, con datos de las partes, los trabajadores involucrados y los montos.
- SISUB ante el INFONAVIT: información equivalente para efectos de las aportaciones y amortizaciones de crédito de vivienda.
Ambos informes se presentan de forma cuatrimestral. La omisión es sancionable de manera independiente por cada instituto, y el incumplimiento reiterado puede derivar en la cancelación del registro ante la Secretaría del Trabajo.
4. El riesgo del lado del contratante
Aquí está el punto que más subestiman las empresas. Las consecuencias no recaen solo en el prestador del servicio: la Ley del Impuesto sobre la Renta y la Ley del Impuesto al Valor Agregado condicionan la deducción del gasto y el acreditamiento del impuesto trasladado a que el prestador cuente con registro vigente y a que el contratante obtenga copia de la documentación correspondiente.
Contratar a un proveedor sin REPSE vigente no es un problema del proveedor. Es un gasto no deducible y un IVA no acreditable para quien contrata.
En una revisión, la autoridad puede rechazar la deducción de todo el ejercicio por este concepto. Para una empresa que subcontrata servicios de manera relevante, el efecto sobre el resultado fiscal es significativo, y se suma a la actualización y los recargos.
Por eso recomendamos incorporar al procedimiento de alta de proveedores la verificación del registro y su vigencia, y repetir esa verificación en cada renovación anual del contrato.
5. Errores frecuentes
Suponer que el registro es permanente
La renovación trienal se pasa por alto con frecuencia, sobre todo cuando quien tramitó el registro original ya no está en la empresa. Conviene tener un control de la fecha de vencimiento.
Registrar actividades que no corresponden
El registro se otorga para actividades específicas. Prestar un servicio no comprendido en el registro tiene el mismo efecto que no tenerlo.
Omitir servicios intragrupo
Es común que una entidad del grupo concentre la nómina y preste servicios a las demás. Ese esquema, tal cual, requiere registro.
Presentar el ICSOE sin conciliar con la nómina
La información declarada debe ser consistente con lo reportado ante el IMSS. Las diferencias entre ambos son precisamente lo que detonan requerimientos.
Lista de verificación
- ¿Presta o recibe servicios con personal puesto a disposición? Determine si requiere registro.
- Si ya lo tiene, confirme la fecha de vencimiento y las actividades amparadas.
- Verifique que los informes ICSOE y SISUB estén presentados y conciliados.
- Revise el expediente de sus proveedores: registro vigente y documentación obtenida.
- Incorpore la verificación del REPSE al alta y renovación de proveedores.
¿Necesita revisar su situación en materia de REPSE? Realizamos el diagnóstico, el trámite de registro o renovación, y la presentación de los informes cuatrimestrales. Escríbanos o llame al (33) 3508 1589.